Wie kent het niet: je komt terug van vakantie en er liggen stapels werk op je te wachten. Een volle mailbox en daarnaast nog berichten in de vorm van voicemails en whatsapp. Hoe behoud je de energie, de rust en het overzicht die je net weer hebt opgedaan en aangescherpt gedurende je vakantie?
Een veelvoorkomende reactie die ik zie bij klanten is om zo snel mogelijk de achterstallige werkzaamheden in te halen en daarnaast de mail en dergelijke zo snel mogelijk bij te werken. Omdat je weer terug bent willen collega’s ook met je bijkletsen en er komen weer nieuwe werkzaamheden, e-mails enzovoort binnen. Het risico van dit alles is dat je na enkele dagen het gevoel kunt hebben dat je weer toe bent aan vakantie en dat je recente vakantie maanden geleden lijkt. De herinnering eraan is al opgeslokt door de waan van de dag.
Een tactiek die mij helpt om dit te voorkomen is om in rust overzicht te creëren en e-mails weg te werken. Dit doe ik door op een moment in de dagen voordat ik weer ga werken mijn mails te lezen en voicemails af te luisteren (als die er al zijn, hier kom ik zo nog op terug). Het liefste doe ik dit op een vrijdagochtend, zodat ik nog even weekend heb. Maar dat is een persoonlijke voorkeur. Ik ken mensen die dit op zaterdag of zondagavond doen. Kies wat voor jou werkt.
Wat ik hierdoor doe, is een bewuste keuze maken om voor mezelf te zorgen zodat ik met een rustig gevoel mijn vakantie behoud. Want het idee van geen overzicht hebben en grote achterstanden naast een gewone werkdag maakt me onrustig. Ook behoud ik mijn rust meer in de werkweek die gaat komen. Kortom, ik behoud mijn opgedane rust en energie na de vakantie veel langer. Belangrijk is dat je overzicht creëert, mails wegwerkt en vervolgens de computer en/of telefoon uitzet. Anders word je weer verleid om op de binnenkomende reacties te reageren.
Een ander tactiek, die ik jaren geleden toepaste, was om op de maandag bij terugkomst een halve dag te reserveren. Dit werkte toen ook goed, maar bovenstaande vorm werkt nu beter voor mij. Door offline te zijn naar de wereld met mijn voicemail op de telefoon en met de afwezigheidsassistent in mijn mail, maar toch online te zijn om in rust achterstallige mails weg te werken.
Een andere tip is om een vakantievoicemail in te stellen zodat mensen weten wanneer je er weer bent. Vraag bellers om geen voicemail achter te laten, maar je liever een e-mail te sturen. Dit kan, als je weer gaat werken, bij het terugbellen veel werk schelen.