E-mail is een middel dat vaak wordt ingezet in dagelijkse communicatie zowel in werk als privé. Het lijkt een snel en gemakkelijk middel, maar als coach en ook persoonlijk vind ik dat er teveel tijd en energie verloren gaat door de misverstanden die door email tot stand komen. Hoe leiden e-mails tot misverstanden en hoe kun je dit tegen gaan?
Hoe leiden e-mails tot misverstanden?
Een veel gebruikte stelling is dat communicatie is onder te verdelen in 3 blokken: woorden, stemgebruik en lichaamstaal. Als je communicatie als 100 % zou zien dan vormt woorden 7 %, stemgebruik 38 % en lichaamstaal 55 %.
Nu is deze stelling zijn eigen leven gaan leiden en door velen niet geheel accuraat geïnterpreteerd wat door professor Albert Mehrabian is bedoeld. Professor Mehrabian gaf immers aan dat zijn bovengenoemde stelling alleen van toepassing is als men communiceert over gedrag en gevoelens en niet van toepassing is op alle communicatie zoals vele aannemen (voor collega’s en geïnteresseerden hier meer over de veelgemaakte misvatting).
Hoe kun je e-mail misverstanden tegen gaan?
Wat we van professor Mehrabian kunnen leren is om bewust te zijn dat onze communicatie meer is dan woorden. Waarbij het zeker geldt als we feedback geven, gevoelige zaken aankaarten, of het hebben over gevoelens. Om dit soort boodschappen accurater te kunnen interpreteren hebben we het nodig iemand te zien en te horen. Te zien welke gezichtsuitdrukking iemand maakt en welke lichaamshouding hij aanneemt. Maar ook om te horen welke toon hij aan zijn woorden geeft. Dit wil niet zeggen dat we misverstanden hierdoor helemaal uitsluiten, maar ik denk dat ze aanzienlijk zullen minderen.
Mijn advies als coach is dan ook om belangrijke communicatie (zeker waar afgestemd op elkaar moet worden) zoveel mogelijk face to face te doen. Als dit niet mogelijk is zou ik er voor kiezen om te bellen en pas als laatste zou ik kiezen voor e-mail om belangrijke zaken te communiceren.
E-mail is een handig middel om bijvoorbeeld afspraken in te plannen, gemaakte afspraken of notulen van een vergadering rond te laten gaan, nieuwsbrieven te versturen en informatie door te geven.
Interesse in communicatie?
Vraag vrijblijvend informatie aan voor een individuele training in communicatie of een bedrijfstraining communicatie voor een groep. Individueel wordt de training op mijn kantoor te sittard gegeven. De bedrijfstraining kan ook te Sittard worden gegeven, maar ook incompany door heel Limburg.